برنامه ريزي منابع سازمان يا ERP از سایت http://www.nofa.ir

فايل خلاصه توضيحات فارسي  ERP

دانلود

حمید فرجام فر

 معماري سازماني را رهيافتي بالا به پائين مي دانند كه با توجه به نيازهاي كسب و كار(اهداف، استراتژي ها، نيازها و ..) سازمان، فناوري اطلاعات را به خدمت مي گيرد ، حتي كساني كه معماري سازماني را مقوله اي در حوزه فناوري اطلاعات دانسته و هدف آن را يكپارچگي اطلاعات و سيستم ها تعريف نموده اند بر اين نكته اذعان دارند كه اين رهيافت بالا به پائين بوده و لايه هاي فناوري اطلاعات (حرفه، اطلاعات، سيستمها، داده، فناوري) رابطه ترتيبي از بالا به پائين با هم دارند بطوريكه هر لايه نيازها و اهدافش را جهت پشتيباني به لايه پائين تر اعلان مي كند. نتيجه آنكه در معماري سازماني لايه هاي مختلفي وجود دارد كه ممكن است مرتبط با فناوري اطلاعات باشند يا خير، ولي نگاه معماري بالا به پائين بوده و در آخرين لايه ها به فناوری و زير ساخت ها مي رسد.

در خصوص معماري سرويس گرا تعريف ثابت و مورد توافقي وجود ندارد ولي اكثر تعاريف و متون بر اين موضوع توافق دارند كه اين معماري مربوط به لايه هاي پائين بوده و رهيافتي متكي بر فناوري است كه تاثير آن بر هر دو حوزه كسب وكار و فناوري واقع مي شود . در اكثر متون، معماري سرويس گرا را پائين به بالا ارزيابي مي كنند، البته اين موضوع به اين معنا نيست كه فرآیند معماري سرويس گرا از جزئيات به كليات مي رسد، مشخص است كه ابتدا بايد سرويس هاي كلان شناسائي شوند، سپس سرويس هاي كاربردي و دست اخر نوبت به پياده سازي آنها مي رسد لذا منظور از اينكه گفته مي شود معماري سرويس گرا پائين به بالا می باشد به اين معنا است كه رهيافت بر مبناي راه حل هاي حوزه فناوری ارائه شده كه به جامعيت سيستم هاي اطلاعاتي و يكپارچگي حرفه و فناوري كمك مي كند.

به طور خلاصه مي توان گفت مفاهيم معماري سرويس گرا و معماري سازماني درحال ادغام با يكديگرند اگرچه ريشه و محل رويش معماري سرويس گرا در حوزه فناوری بوده درحاليكه معماري سازمانی از حوزه مديريت آمده است.

تفاوت معماري سازماني با معماري سرويس گرا:

• تعيين وضعيت موجود يكي از اولين مراحل در معماري سازماني به حساب مي آيد ولي در معماري سرويس گرا چندان به آن توجه نمي شود. شروع معماري سرويس گرا با يك پروژه در اندازه كوچك آغاز مي شود.
• تمركز هر دوي آنها بر وضعيت مطلوب است ولي با اين تفاوت كه معماري سازماني بر موضوعات سطح بالا تاكيد دارد ولي معماري سرويس گرا مبتنی بر استانداردهای سطوح پائين و فناوری است.
• شالوده معماري سازماني بر اساس چارچوب هاي شناخته شده اي چون زكمن است درحاليكه تاكنون چارچوبي براي معماري سرويس گرا ارائه نشده است.
• در مراحل آخر كه معمولا مربوط به انجام يكپارچگي است معماري سرويس گرا بر سطوح پائين و فني تمركز دارد در حاليكه معماري سازمانی به سطوح بالاتر مي پردازد.
• معماري سازماني بر تعامل پذيري بين حرفه و فناوري تاكيد دارد در حاليكه معماري سرويس گرا بر تعامل بين فناوري با فناوري متمركز شده است.

 

شباهتها:

• بر فناوري اطلاعات در سطح گسترده و سازماني تاكيد دارند.
• از جمله مهمترين اهداف آنها تعامل پذيري و يكپارچگي است.
• اگرچه از سرچشمه اي مختلفي هستند ولي داراي اهدافي نزديك به هم هستند
• لایه های کسب و کار، سیستمهای اطلاعاتی و فناوری در هردو وجود دارد

مي توان معماري سرويس گرا را بدون معماري سازماني انجام داد ولي در اينصورت نمي توان از تمام پتانسيل هاي معماري سرويس گرا استفاده نمود. واژه "معماري" در معماري سرويس گرا با همان واژه در معماري سازماني معاني متفاوتي دارد. مفهوم معماري در سرويس گرائي سبكي از رهيافت است كه با نمونه هاي چون سبك سرويس دهنده – سرويس گيرنده يا سبك چند لايه در سیستم های اطلاعاتی شباهت دارد و به نوعي مشخص كننده نوعي سبك در توسعه و طراحي سيستم هاي اطلاعاتي است، درحاليكه واژه معماري در معماري سازماني بيان كننده نگاهي همه جانبه، بالا به پائين و از ديدگاه هاي مختلف به جنبه های مختلف سازمان بوده كه نهايتا منجر به طبقه بندي و توصيف عناصر و اجزاء سازمان بصورت همه جانبه و فراگير مي شود.

برزو پوراسلامی

۵) برنامه‌ریزی‌ و کنترل‌ تجاری: این‌ بخش‌ در برگیرنده‌ کارکردهای‌ کنترل‌ ‌هزینه، تحلیل‌ سودآوری، حسابداری‌ مرکز سود و مدیریت‌ هزینه‌‌ ‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، کنترل‌ هزینه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرایند هزینه‌یابی‌ سفارش‌ محصول‌ و کنترل‌ موجودی‌ هزینه‌ است. هزینه‌یابی‌ محصول، دربردارنده‌ تخمین‌ هزینه‌های‌ مواد یا هزینه‌های‌ موجودی، پیش‌ از به‌جریان‌ افتادن‌ یک‌ سفارش‌ ساخت‌ است. این‌ بخش‌ کاربردی، ابزاری‌ برای‌ برنامه‌ریزی‌ هزینه‌ها و تعیین‌ قیمتهاست‌ که‌ هزینه‌ کالاهای‌ تولیدی‌ و نیز کالاهای‌ فروخته‌ شده‌ را برای‌ هر محصول‌ محاسبه‌ می‌کند.

محسن اعتماد

 مقدمه:

سازماندهی سیستم تبلیغات یکی از مهم ترین امور در فرایند ارتباطات بازاریابی یکپارچه است همانطور که در بدن انسان تمامی اجزا و سلولهای آن باید از هماهنگی لازم برای ادامه حیات و رشد برخوردار باشند در یک سیستم بازاریابی نیز علاوه بر هماهنگی کلیه عوامل بازاریابی هماهنگی تمامی اجزا و سیستم های تبلیغاتی نیز لازمه رسیدن به هدف فروش و سود آوری است. سالیان متمادی برنامه های تبلیغاتی مورد استفاده در سیستمهای ارتباطی بازاریابی بصورت مجزا ارائه می شد و هیچ ارتباطی با یكدیگر نداشتند. حتی در بسیاری از شرکت ها، تبلیغات را مجزای از بازاریابی و زیرمجموعه روابط عمومی می دانستند و با وجود ارتباط تنگاتنگ بین تبلیغات، روابط عمومی و بازاریابی هیچ کدام با یکدیگر هماهنگی نداشتند. مهندسی ERP اولین بار در صنایع بزرگ ژاپن و اروپا مورد توجه قرار گرفت و سپس وارد علم بازاریابی و تبلیغات شد در این مقاله کوتاه سعی می شود تا این تکنیک مهندسی تبلیغات به طور خلاصه بررسی شود.

  Enterprise Resource Planning سیستمی سخت افزاری و نرم افزاری جامعی است كه سعی در یكپارچه سازی همه وظایف و بخشهای موجود در سازمان را دارد در شرکت های بزرگ صنعتی، تولیدی و خدماتی این کار با استفاده از یك سیستم كامپیوتری واحد كه بتواند نیازهای خاص و ویژه این بخشها را برآورده سازد انجام می شود. در شرکت ها و سازمان های کوچک این كار با استفاده از یك نرم افزار كامپیوتری انجام می شود كه بوسیله یك دیتابیس واحد ، امكان به اشتراك گذاری اطلاعات و ارتباط بخشهای مختلف را با یكدیگر برقرار می سازد .

در سال 1992ساختار یك سیستم نرم افزار و سخت افزار اطلاعاتی یكپارچه توسط Yakhouو Rahali توسعه یافت . در این ساختار به اشتراك گذاری داده ها بین كاربران این امكان را ایجاد می كرد تا به سادگی و به سرعت داده های مورد نیاز واحدهای دیگر را در اختیارشان قرار دهند و همچنین مدیران بخشهای دیگر نیز قادر بودند بصورت یك سیستم جامع و یكپارچه با یكدیگر در ارتباط باشند و گزارشات مورد نیاز خود را از یك سیستم واحد استخراج نمایند. در این سیستم مهندسی، اطلاعات و نتایج تمامی واحد های بازاریابی، روابط عمومی، مدیریت و پشتیبانی باید در دسترس و اشتراک واحد تبلیغات باشد. در دسترس بودن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، گزارشها و داده های واحد های دیگر در کمپین های تبلیغاتی می تواند در تصمیم گیری و برنامه ریزی مدیران و کارکنان واحد تبلیغات نقش موثری داشته باشد. سیستم یکپارچه سازی تبلیغات علاوه بر به اشتراک گذاشتن اطلاعات کلی از پیام ها رسانه ها ومخاطبان و عوامل ارتباطی دیگر سعی می کند تا با ایجاد ارزش کیفی و کمی به سود آوری و منفعت کلی سازمان کمک کند. سیستم یکپارچه سازی باید در تمام اجزای سازمان وجود داشته باشد این سیستم به صورت ریشه ای در برنامه بازارایابی شروع و به تبلیغات می رسد. .

بطور كلی هدف اصلی و اولیه مهندسی ERP در تبلیغات آن است كه با استفاده از سیستم نرم افزاری و سخت افزاری فرآیند رسیدن پیام به مخاطب را از لحظه ایجاد توسط تیم تحقیقات تا رسیدن به مخاطب و به عکس العمل واداشتن مخاطب را پردازش و آن را بهبود بخشد. بعنوان مثال وقتی کمپین تبلیغاتی تدوین و تهیه می شود و در این کمپین رنگ نارنجی به عنوان یک عنصر ثابت معین می شود این رنگ باید در تمام اجزا سازمان و محصول حضور داشته باشد و یا وقتی یک پیام تثبیت می شود این پیام باید در بسته بندی ها، آگهی های تلویزیونی و مطبوعاتی، شکل محصول، سربرگ ها، لباس کارکنان، وسایل نقلیه شرکت، صفحه اول کامپیوترها، رفتار کارکنان، جلسات سخنرانی و روابط عمومی و به طور کل در تمامی اجزا سازمان نماد و نشانه هایی داشته باشد.

 هزینه های ERP در بخش بازاریابی و تبلیغات:

راه اندازی سیستم نرم افزاری و سخت افزاری مهندسی ERP در بخش بازاریابی و تبلیغات می تواند هزینه های زیر را شامل شود.
1. هزینه های آموزش : از آنجا كه كاركنان بخش فروش، تبلیغات و بازاریابی در بخشهای مختلف شركت با یك سیستم یكپارچه كار می كنند، لازم است درك بیشتری از فعالیتها و فرایندهای موجود در سایر بخشها نیز پیدا كنند . زیرا هر داده ای كه آنها وارد سیستم میكنند بر روی كل سیستم اثر گذار خواهد بود . بنابراین باید ارتباط بین بخشهای مختلف شركت از طریق این سیستم برای كاربران كاملا تشریح گردد . علاوه بر این ، برنامه ای برای آموزش شكل ظاهری ( INTERFACE ) سیستم نیز باید تدارك دیده شود.

2. هزینه یكپارچگی و تست نرم افزارها :برای حصول اطمینان از روند صحیح اجرای مهندسی ERP تبلیغات ، باید ارتباط بین نرم افزارهای ERP با یكدیگر و احتمالا با سایر نرم افزارهای بكاررفته در شركت مورد توجه قرار گیرد كه این كار مستلزم هزینه هایی خواهد بود . به عنوان مثال یك شركت تولیدی ممكن است نرم افزارهای جانبی برای تجارت الكترونیكی ، سیستم باركد و سایر سیستمهای مورد استفاده خود نیز داشته باشد. بنابر این لازم است ارتباط درست و حساب شده ای بین این نرم افزارها و بسته نرم افزاری ERP بخش تبلیغات و بازاریابی برقرار شده باشد

 . 3. سفارشی كردن نرم افزارها ( Customization ) : این كار در مواقعی انجام میشود كه یكی یا چند مورد از نرم افزارهای ERP نتواند با شرایط كاری و فرایندهای موجود شركت خریدار تطابق داده شود و بنابراین ضروری بنظر میرسد كه نرم افزار مزبور بر اساس شرایط خاص آن شركت باز سازی شود.

4. تبدیل داده ها ( Data Conversion ) : بطور یقین تبدیل و انتقال داده ها و اطلاعات مربوط به بسته بندی، مخاطبان ، روابط عمومی، مشتریان ، كالاها ، عرضه كنندگان ، طرفهای تجاری و... از سیستم مورد استفاده قبلی به سیستم جدید مبتنی بر ERP ، مستلزم هزینه هایی خواهد بود.

5. مدت زمان بازگشت سرمایه (ROI) : اغلب شركتها انتظار دارند پس از نصب و راه اندازیERP بتوانند منافع مورد نظر خود را در بخش بازاریابی و تبلیغات سریعا از این سیستم كسب كنند ولی چنین امری در بدو امر امكان پذیر نیست و لازم است مدت زمانی از نصب و اجرای سیستم ، گذشته باشد و بهبودهایی در فرآیند موجود نیز حاصل شده باشد تا زمان بازدهی این پروژه آغاز گردد.

انواع مهندسی ERP در تبلیغات:

مهندسی ERP در تبلیغات به دو بخش کلی تقسیم می شود.

1- ERPدرونی تبلیغات

مهندسی ERP درونی شامل تهیه نرم افزارها و سخت افزارهای مخصوص سازماندهی هماهنگی و یکپاچگی بین اجزا درونی تبلیغات سازمان می باشد. این بدین معنی است که اطلاعات و داده های درونی بازاریابی و تبلیغات باید بین رسانه ها، پیام ها، مخاطبان هدف، کانالهای ارتباطات بازاریابی، بودجه های تبلیغاتی و تکنیک ها و استراتژی های تبلیغاتی به آسانی به اشتراک گذاشته شده و در ارتباط و سازماندهی یکدیگر باشند

2- ERP بیرونی تبلیغات:

مهندسی ERP بیرونی در تبلیغات شامل ارایه نرم افزارها و سخت افزارهای ایجاد سازماندهی همانگی و یکپارچگی بین واحد های بیرونی اثر گذار در تبلیغات است مانند بخش های تحقیقات بازار، پشتیبانی، مدیریت مشتریان، مدیریت منابع انسانی، مدیریت فروش، مدیریت روابط عمومی و ارتباطات و ...

نرم افزار SAP R/3 : این نرم افزار همه فرایندهای تجاری بازاریابی و تبلیغاتی را بصورت online كنترل می كند و اطلاعات این واحد ها را علاوه بر تجزیه و تحلیل به اشتراک می گذارد برای نمونه مدیر تبلیغات می تواند با توجه به اثربخشی تبلیغات مطبوعاتی خود توسط واحد فروش برای کمپین سال بعد خود تصمی سازی و تصمیم گیری کند. این نرم افزار محصول یك شركت آلمانی بنام SAP AG است این نرم افزار قادر است بخشهای وظیفه ای مختلف شركت را با یكدیگر پیوند داده و همچنین زنجیره ارایه پیام و محصول ( supply chain ) را از عرضه كنندگان تا مشتریان تحت كنترل داشته باشد . برای مثال میتوان به شركت Mobil Oil كه در زمینه پتروشیمی نفت فعالیت دارد اشاره كرد كه توانست با بكارگیری این نرم افزار ، حدود 300 سیستم مختلف خود را بصورت یكپارچه تبدیل كند . بدلیل پیچیدگی زیادی كه در اجرا و بكارگیری این نرم افزار موجود است و اینكه شركتهای مختلف باید برای هماهنگ كردن خود با چارچوب بكار رفته در طراحی این نرم افزار ، تغییرات زیادی را در فرایندهای تجاری موجود خود اعمال كنند ، این نرم افزار نتوانسته است برای همه موسسات و شركتها جذابیت ایجاد كند .

مزیت های ERP در تبلیغات:

بطور كلی مزایای عمده پیاده سازی سیستمهایERP در بازاریابی و تبلیغات سازمانها و شركتها را می توان بصورت زیر بر شمرد:
الف ) یكپارچه سازی پیام ها : بر خلاف سیستهای دیگر كه ممكن است هر یك از بخشهای مالی، فروش ، تولید و ... گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شركت ارائه دهند،ERP در تبلیغات به شركت كمك خواهد كرد كه پیام های بازاریابی و تبلیغاتی بصورت جامع و كامل از یك سیستم بدست می آید

. ب ) یكپارچگی رسانه ها: ERP در سیستم تبلیغاتی كمك خواهد كرد تا کلیه رسانه های بازاریابی و تبلیغات از لحظه اکران تا اثر گذاری بر مخاطب به طور یكپارچه هماهنگ باشند.

ج ) استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تبلیغات و بازاریابی: سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای اطلاع رسانی، پیام رسانی و بازاریابی با استفاده از یك سیستم كامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری و اثربخشی در تبلیغات خواهند شد.

د ) كاهش هزینه های تبلیغات : ERP با بهینه سازی فرآیند تبلیغ، ارتباطات و بازاریابی، باعث كاهش هزینه های تبلیغاتی می شود به بیان دیگر ERP توانایی مدیریت زنجیره ارایه پیام را نیز فراهم می سازد .

نتیجه: در این مقاله کاربردی سعی شد یکی از تکنیک های مهندسی بهبود علم تبلیغات به طور خلاصه تشریح شود با توجه به رشد روزافزون نرم افزارهای کاربردی در تبلیغات و بازاریابی، به کارگیری سیستم های اطلاعاتی، نرم افزاری و سخت افزاری می تواند در اثربخشی و بهبود فرایند های تبلیغاتی نقش مهمی داشته باشد.

برزو پوراسلامی

890665010

سيستم گردش عمليات اداری Workflow Management System

بر اساس استاندارد WFMC از سه جز اصلي زير تشكيل شده است:
• Workflow Process definition : در اين قسمت طراحی و تعريف جریان کار سازمان انجام می گیرد که از دو قسمت ديگر کاملا مجزاست.
• Workflow Engine : این قسمت هسته اصلی workflow می باشد که وظیفه انجام کارها بر حسب تعاریف انجام شده در Definition را بر عهده دارد.
• Worklist handler : این قسمت واسطه کاربر و workfloe engine می باشد و وظیفه نمایش کارهای اختصاص داده شده به کاربران رابر عهده دارد.
مزاياي اصلي سيستم گردش كار

استفاده از سيستم‌هاي Workflow براي سازمان‌ها مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد. از جمله اين مزايا مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
• بهبود كارائي
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات به مشتريان
• انعطاف پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينه‏هاي زنجيره تامين مواد و منابع
• كوتاه نمودن زمان كل توليد
• كاهش انبارداري به حداقل
• گسترده نمودن تنوع در توليد
• افزايش بهبود كيفيت
• ايجاد زمان مطمئن براي تحويل
• سامان‌دهي كارآمد دريافت تقاضا، توليد و تامين منابع در سطح جهاني
در حال حاضر شرکت مهندسی کاوا رایانه پیاده سازی یسیستم گردش عملیات اداری یا یWorkflow Managment System را به پایان رسانده , این سیستم قابل استفاده در سازمانها , صنایع و کارخانجات می باشد.

فریبا نجات

تعريفE.R.P

ارائه تعريفي جامع براي ERP مشكل است. صاحب نظران تعاريف مختلفي براي ERP ارائه داده اند كه هر كدام جنبه هاي خاصي از اين سيستم را مورد توجه قرار مي دهد. شايد آشنايي با ويژگيها، قابليتها و كاركردهاي ERP در بخشهاي مختلف سازمان در آينده بتواند كمك خوبي براي شناخت كامل اين سيستم باشد اما در اين بخش براي اينكه بتوانيم زمينه هاي لازم را براي پرداخن به بخشهاي بعدي فراهم آوريم، تعاريف مختلفي را كه براي اين سيستم ارائه شده است، مورد بررسي قرار مي دهيم. يكي از بهترين تعاريفي كه براي ERP وجود دارد عبارت است از: " بسته نرم افزاری کاربردی ERP يک مجموعه از ماژولهای يکپارچه آماده راه اندازی از پيش طراحی شده و از پيش مهندسی شده ای است که تمام فرايندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد. دست يابي به حداكثر كارايی در پياده سازی اين نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نيازهای سازماني، بسيار پيچيده است.ERP به سازمان براي فعاليت در محيطی يکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرايند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time كمك بسيار زيادی می كند." در تعريف فوق نكات قابل توجهي وجود دارد كه قبل از پرداختن به ساير تعريف ها بهتر است آنها را مورد بررسي قرار دهيم. تعريف بيانگر اين موضوع است كه ERP يك مجموعه يا يك Suit نرم فزاري است. در ادبيات فناوري اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه هاي نرم افزاري مستقل ولي مرتبط به يكديگري اطلاق مي شود كه براي دست يابي كه مقاصد خاصي طراحي شده اند. امكان تبادل سريع اطلاعات بين اين نرم افزارها و همساني محيط كاري در آنها، از مهمترين ويژگيهاي اين مجموعه هاست. اين مجموعه نرم افزارها هر كدام براي هدف خاصي طراحي شده اند. ولي در عين استقلال عملياتي، امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي امكان پذير است و از سوي ديگر ساختار ظاهري و يا User interface در همه آنها بسيار به يكديگر شبيه است. ERP ها دقيقا چنين ويژگي را دارند يعني خود مجموعه اي از چندين نرم افزار مستقل ولي مرتبط به يكديگر هستند كه امكان تبادل اطلاعات در بين آنها به راحتي وجود دارد. بلافاصله در همين تعريف بر ساختار ماژولار البته از نوع يكپارچه سيستم تاكيد شده است. ماژولها در ادبيات برنامه نويسي به مجوعه برنامه هاي مستقلي اطلاق مي شود كه در داخل برنامه هاي ديگر به اجرا در مي آيند. در تعريف ارائه شده براي ERP، منظور از ساختار ماژولار بيشتر استقلال بخشهاي مختلف برنامه از يكديگراست به اين معنا كه وجود برنامه ها يا نرم افزارها يا ماژولهاي مختلفي از جمله مالي و حسابداري، منابع انساني، برنامه ريزي و كنترل توليد و عمليات و ... در دل يك بسته ERP مانع از توسعه بخشهايي از ERP در سازمان نمي شود. بنابراين شما حتي مي توانيد به صورت انتخابي بخشهايي(ماژولهايي) از يك بسته نرم افزاري ERP را انتخاب و پياده سازي نماييد بدون اينكه نياز به پياده سازي تمامي بخشهاي آن باشد. ساختار ماژولار ERP اين امكان رابه شما مي دهد كه ماژولهاي مختلف را از تامين كنندگان مختلف تهيه و سپس مجموعه آنها را در كنار يكديگر قرار دهيد. البته رعايت استاندارهايي در توليد ERP از طرف تامين كنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهيل در انجام اين كار شده است. در حال حاضر شركتهايي هستند كه كه بخشهاي مختلف ERP خود را حتي از بيش از 3 يا 4 تامين كننده تهيه كرده و سپس آنها را در كنار هم قرار داده اند. يكپارچگي ماژولها در سيستم ERP به معاني مختلفي مي تواند باشد. يكپارچگي از لحاظ امكان افزودن ماژولهاي جديد، يكپارچگي از لحاظ پوشش دادن به تمامي فرايندهاي مورد نياز در يك بخش سازمان، يكپارچگي از لحاظ عدم تكرار برخي از فرايندها و يا حتي بخش يا بخشهايي از يك فرايند، يكپاچرگي از لحاظ اطلاعاتي و عدم تكرار داده ها در كل سيستم و.... اما آنچه كه مي توان از اين تعريف بصورت كلي استنباط نمود، پوشش كامل نرم افزار بر روي فرايندهايي است كه نرم افزار براي آنها پياده سازي مي شود. به عنوان مثال با پياده سازي ماژول حسابداري و مالي، تمامي فرايندهايي كه در واحد حسابداري و مالي سازمان تعريف شده اند، تحت پوشش قرار مي گيرند. از پيش طراحي، آماده و مهندسي شده بودن ERP بيانگر بخشي ديگر از ويژگيهاي اين بسته نرم افزاري است. سيستمهاي ERP بر اساس بهترين فرايندهاي موجود يا Best Practice ها در بخشهاي مختلف صنعت طراحي شده اند. به اين معنا كه فرايندهايي كه در بسته هاي نرم افزاري ERP براي پشتيباني از روالهاي كليدي سازمان قرار گرفته است، بر اساس رويه هاي استانداري طراحي شده كه به تجربه ثابت شده بهترين راه براي انجام آن فرايند خاص است. به عنوان مثال رويه هاي حسابداري تعبيه شده در ماژول حسابداري و مالي اين سيستم از بررسي و تجزيه و تحليل سيستمهاي مالي سازمانهاي بسيار گرفته شده و در نهايت رويه اي ارائه شده كه آزمونهاي مختلف را پشت سر گذاشته و بهترين راه براي انجام آن فرايند است. يكي از ويژگيهايي كه لازم است در اين بخش مورد توجه قرار گيرد، آماده بودن اين نرم افزار است. بسته نرم افزاري ERP بصورت آماده و از پيش طراحي شده با توجه به ويژگيهايي كه قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه كنندگان مختلفي آن را در اختيار سازمانها قرار مي دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر يك از آنها داراي ويژگيهاي خاص خود بوده و تفاوتهاي زيادي بين آنها وجود دارد. اين تفاوت بيشتر ناشي از پيش زمينه شركتهاي عرضه كننده ERP است. برخي از آنها پيش زمينه حسابداري و مالي خوبي دارند و به همين جهت ماژولهاي حسابداري و مالي عرضه شده توسط آنها از شهرت زيادي برخوردار است. برخي داراي زمينه توليدي هستند و برخي داراي زمينه تخصصي تهيه سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني. اين تفاوت در زمينه ها از يك سو و از سوي ديگر توجه اين عرضه كنندگان به صنايع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث توليد بسته هاي نرم افزاري ERP متفاوتي شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط يك عرضه كننده بسيار مناسب صنعت خودرو است و ديگري براي دانشگاهها و مراكز آموزشي مناسب است. با وجود اين تفاوتها از لحاظ ساختاري و تركيبي تفاوت چنداني بين بسته هاي ERP مختلف وجود ندارد. ذكر اين نكته در اينجا لازم است كه برخي سازمانها بسته نرم افزاري ERP را خريداري نمي كنند بلكه با توجه به تخصصي كه در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام مي كنند كه البته اين موضوع داراي مزايا و معايب بي شماري است كه در فرصتي مناسب به آن پرداخته خواهد شد. پياده سازي ERP در سازمان بستري يكپارچه براي تبادل سريع اطلاعات بين بخشها و فرايندهاي مختلف فراهم مي آورد. اين يكپارچگي بيشتر از آنجا ناشي مي شود كه تمامي اطلاعات سيستم تنها در يك پايگاه داده ذخيره سازي شده و مانند سيستمهاي جزيره اي موجود در سازمانها، اطلاعات در پايگاههاي داده اي متفاوت با يكديگر از جنبه هاي مختلف، ذخيره سازي نمي شود. يكساني زيرساخت توسعه ERP در ماژولهاي مختلف امكان توسعه آن را در كوتاه مدت و بلند مدت فراهم مي آورد. به بياني ديگر از يك Platform و زبان برنامه نويسي يكسان در طراحي و ساخت تمامي ماژولهاي ERP استفاده مي شود   فریبا نجات

 تعریف مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار

فریبا نجات

- روش‌های پیاده سازی ERP :

‍

الف) روش‌شناسی راه‌حل جامع (The Total Solution)

"ارنست" و "یانگ" دو روش سیستماتیک جهت مهندسی مجدد سیستم‌ها ارایه کرده‌اند، که راه‌حل جامع نامیده می‌شود. این روش‌شناسی 3 فاز عمده دارد:

فاز 1- پیش‌نهاد ارزش (ایجاد یک مورد کاربردی کسب‌وکار برای یک راه‌حل SAP)

قبل از شروع هر کاری باید اطمینان حاصل کرد که روش به کار رفته برای نوع کسب‌وکار مناسب است.  برای اطمینان باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

- آیا سرمایه‌گذاری انجام شده برای این فناوری قابل توجیح است؟

- آیا راه‌حل، با اهداف شرکت سازگاری دارد؟

- آیا مدیریت شرکت درک درستی از تغییر دارد و آیا این تغییرات پشتیبانی خواهد شد؟

- میزان پیش‌رفت فرآیند پروژه را کدام نقاط کلیدی اندازه‌گیری می‌کند؟

فاز 2- ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییر

از آن‌جا که تغییر به بسیاری از افراد تحمیل می‌شود،ضروری است که انتظارات تغییر در افراد قبل از تغییر ایجاد شود. در این فاز باید به سوال‌های زیر پاسخ داد:

آیا سازمان برای تغییر آماده است؟

آیا هر کس در فضا و شرایط تغییر قرار گرفته است یا خیر؟

تغییرات چه‌گونه مدیریت خواهد شد؟

انتظارات مدیریت چیست؟

پاسخ به این سوالات، تعیین کننده‌ی رویکرد پیاده‌سازی خواهد بود و آگاهی از پاسخ آن‌ها نیز می‌تواند به پیش‌رفت پروژه کمک کند و مانع انطباق‌ناپذیری عوامل تغییر با واقعیت‌های مشتری خواهد شد.

فاز 3- رویکرد تعیین ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی

در این فاز انتظارات موجود و ارزش افزوده‌ی پروژه در دوره‌های زمانی کوتاه و بلند، مهم‌ترین عامل کلیدی موفقیت پروژه به شمار می‌آید. چون اگر پیش‌رفت پروژه ملموس باشد، پذیرش آن برای افراد مقاوم در برابر تغییر آسان‌تر خواهد شد.

ب) روش‌شناسی Accelerated SAP

روش‌شناسیASAP یک طرح جزیی از پروژه  SAP است که تمام فعالیت‌های پیاده‌سازی را در بر می‌گیرد.  پیمودن مراحل این پروژه سریع‌تر از پروژه‌های دیگر است. این روش‌شناسی شامل فازهای زیر است:

فاز 1- آماده‌سازی پروژه

در این فاز برنامه‌ریزی مناسب و ارزیابی آمادگی سازمانی انجام می‌گیرد، تا اطمینان حاصل شود که:

برای انجام پروژه در سازمان توافق کامل وجود دارد.

اهداف روشن برای پروژه تعیین شده است.

فرهنگ تغییرپذیری در شرکت وجود دارد.

فاز 2- مدل سازی کسب وکار

در این فاز ابزارهای کامل شامل فرآیندهای کسب‌وکار از پیش تعریف شده به کار می‌روند، که با استفاده از پرسش‌نامه‌ها و الگوها، فرآیندهای جدید مدل‌سازی می‌شوند. الگوهای جدید شامل Best Practiceها هستند.

فاز 3- انطباق سیستم با واقعیت

بر اساس مدل‌سازی کسب‌وکار یک فرآیند دو مرحله‌ای برای پیکربندی یک سیستم R/3 آغاز می‌شود. در این مرحله خطوط کلی سیستم جدید تعیین‌شده و سیستم برای برآورده کردن نیازمندی‌های کسب‌وکار آماده می‌شود. این خطوط کلی به کاربری مدل‌های کسب‌وکار در دنیای واقعی کمک می‌کند و یک دیدگاه از تبادلات سیستم در عمل ارایه می‌دهد.

فاز 4- تعیین اعتبار مدل (پیاده‌سازی و آزمایش)

در این فاز سیستم طراحی شده، پیاده‌سازی و آزمایش می‌شود.

فاز 5- آماده‌سازی نهایی

در این مرحله سیستم  R/3 به خوبی منطبق شده و آزمایش نهایی برای پیاده‌سازی انجام می‌شود.

فاز 6- پشتیبانی

در این فاز بازنگری‌های ضروری در سیستم R/3 انجام می‌شود. SAP خدماتی را به صورت برخط (Online) فراهم می‌کند، تا از پیاده‌سازی موفق سیستم، اطمینان حاصل شود. نگه‌داری سیستم نیز در این فاز انجام می‌شود.

­­

ج) روش‌شناسی  Fast Track

اگر برای رسیدن به اهداف کسب‌وکار، مهندسی مجدد کلی فرآیندها ضروری باشد، روش‌شناسی FastTrack پیاده‌سازی ERP را تسریع می‌کند. این روش‌شناسی 5 مرحله دارد که با فعالیت‌های مشخص در جهت رسیدن به اهداف ERP کمک می‌کند:

فاز 1-  تعیین حوزه‌ی مساله و برنامه‌ریزی

در این فاز تعریف پروژه و حوزه‌ی مساله اتفاق می‌افتد.

فاز 2- تعیین آرمان‌ها و اهداف

در این مرحله آرمان‌ها و اهداف مشخص می‌شوند.

فاز 3- طراحی مجدد

در این فاز طراحی و توسعه‌ی نرم‌افزار انجام می‌شود.

فاز 4- پیکربندی

در این فاز، نرم‌افزار ایجاد و برنامه‌ریزی، تست و یکپارچگی نرم‌افزار، انجام می‌شود.

فاز 5- تست و تحویل

در این فاز سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می‌گیرد.

محسن اعتماد

رويكردهاي موجود براي استفاده از ERP:

دو انتخاب براي سازمانهايي كه خواهان استفاده از ERP هستند وجود دارد. يك انتخاب اين است كه خود يك سیستم يكپارچه را با پيوند بسته هاي نرم افزاري كاركردي موجود يا با برنامه نويسي يك سيستم جديد و اختصاصي توسعه دهند. انتخاب ديگر كه اغلب سريع تر و ارزان تر است،استفاده از نرم افزارهاي يكپارچه‌ي ERP موجود در بازار است.يكي از نرم افزارهاي برجسته ERP،SAP R/3 نام دارد كه محصول شركت SAP AG مي باشد؛اين بسته حاوي بيش از 70 ماژول است كه هريك بيانگر يك واحد سازماني مي باشد.شركت هاي Oracle،compuer associates و people soft،محصولاتي مشابه توليد مي كنند.

در عين حال راه ديگر اجراي ERP،اجاره ي سيستم هاي ERP از ارايه دهندگان خدمات نرم افزاري است؛ مزيت عمده ي اين رويكرد اين است كه حتي شركت هاي كوچك نيز مي توانند از ERP استفاده كنند؛يك شركت كوچك مي تواند تنها قسمتهاي مورد نياز خود را اجاره كند و از خريد بسته كامل نرم افزار ERP صرف نظر نمايد.

متدولو ژي هاي استقرار ERP:

همچنان كه ذكر شد؛استقرار ERP،مستلزم انجام BPR، مي باشد ولي راجع به اين كه كدام يك از اين دو عمليات مقدم بر ديگري صورت گيرد معمولاً دو رويكرد،به شرح زير مورد استفاده قرار مي گيرد:

1-اول BPR، بعد ERP: دراين روش،قبل از اقدام به راه اندازي انجامBPR،ERPمي دهند؛سپس فرايند استقرار سيستم ERP،را آغاز مي كنند.اين روش در دنيا طرفدار بيشتري دارد و توصيه ي تمامي توليد كنندگان طراز اول ERP،در دنيا نيز استفاده از همين روش مي‌باشد.درواقع با اين روش سازمان كارفرما فرايندها و مدل كاري خود را با خواسته ها و دستورالعمل‌هاي سازمان ارايه دهنده ERPوفق مي‌دهد؛در نتيجه استقرار ERP،خيلي آسانترمي شود به شرطي كه سازمان كارفرما توان مديريت تمامي تغييرات را داشته باشد و بتواند از عهده‌ي مقاومتهاي درون سازماني برآيد.

2- اول ERP، بعد BPR: در اين روش ERP،با وضعيت جاري سازمان راه اندازي مي شود؛چندين ماه بعد BPR،شروع مي شود.بنا به دلايل زير،اين روش براي سازمانهاي ايراني پيشنهاد مي شود:

الف- زمان اجراي اين روش كمتر بوده پس احتمال موفقيت آن بيشتر است.

ب- در سازمانهاي ايراني مقاومت در برابر BPR،بيشتر از استقرارنرم افزار است.

ج- در روش اول،ريسك تغيير فرايندها با ريسك تغيير نرم افزار هم زمان است كه ريسك شكست پروژه را خيلي بالا مي برد.

د- پس از راه اندازي ERP،مي توان گلوگاه‌هاي فرايندها را پيداكرد و به صورت عملي فرايندهارا بهينه كرد.

دلايل شكست پروژه هاي ERP:

نتايج تحقيقات آماري در دنيا نشان داده است كه نزديك به 70درصد پروژه هاي استقرار ERP،شكست خورده است.اگر بخواهيم به اين آمار با ديد منفي نگاه كنيم مي بينيم كه احتمال شكست پروژه هاي ERP، زياد است، اما با نگاه ديگر (در صورتي كه نيمه ي پر ليوان را ببينيم) مي توان گفت:بيش از 30 درصد پروژه هاي استقرار ERPدردنيا با موفقيت كامل رويرو بوده اند و اين مطلب نشان مي دهد كه اگر دلايل شكست پروژه ها ي ERP،با دقت مطالعه و از نتايج اين مطالعات بهره برداري مناسب صورت گيرد مي توان احتمال موفقيت اين گونه پروژه ها را افزايش داد.

و اما مهمترين دلايل شكست پروژه ها عبارتند از:

● Product:

عدم انتخاب محصول مناسب كه نيازمنديهاي سازمان را به خوبي مرتفع نمايد و نزديكترين تطابق را بانيازمنديهاي سازمان داشته باشد.

● Team:

عدم انتخاب شركت مناسب براي استقرار محصول

● Governace:

عدم تخصيص نيروهاي مديريتي و كارشناسي تمام وقت از سوي مشتري

● Scope:

عدم تعيين دقيق حوزه انجام كار در قرارداد

Change●:

عدم توجه به مديريت تغييرات در سازمان مشتري

● Skill:

عدم آشنايي و مهارت تيم پيمانكار با فرايندهاي كارفرما

● Calloboration:

عدم وجود ارتباطات و جلسات مناسب بين تيم اجرايي پيمانكارو كارفرما

● Methodology:

عدم وجود يك متدولوژي مشخص براي استقرار

● Training:

عدم وجود آموزش كافي براي كاربران

● Culture:

عدم تطابق مسايل بومي و فرهنگي پيش بيني شده در نرم افزار با مسايل مورد نياز مشتري،اين مورد يكي از مهمترين دلايل عدم موفقيت به كار گيري نرم افزارهاي ERP،خارجي در ايران مي باشد؛چراكه بنا به دلايل خاص فرهنگي كشورمان و زبان فارسي،بسياري از نرم افزار هاي خارجي هنوز با نيازهاي سازمانهاي ايراني به طور كامل تطبيق نيافته اند.

● Leadership:

عدم پشتيباني و حمايت كافي از سوي مديران ارشدكارفرما

● هزينه هاي تهيه ي ERP:

تهيه‌ي ERP، مستلزم دو نوع هزينه مي‌باشد:يكي هزينه ي خريد لايسنس نرم افزار و ديگري هزينه ي استقرار،هزينه خريدلايسنس نرم افزار بين 1000 تا 5000 يورو به ازاي هر كاربر و هزينه ي استقرار بين 1 تا 3 برابر قيمت محصول مي باشد و عدم برآورد دقيق هزينه ها به ويژه هزينه ي استقرار توسط شركت تأمين كننده معمولاً باعث شكست پروژه مي شود.مثلاً ERP شركت گور هزينه ي بالایی داشت؛شركت گور و همكاران عليه دو شركت پيپل سافت و ديلويت اند توچه اقامه‌ي دعوي كرد زيرا معتقد بودند كه پروژه‌ي ERP ارايه شده توسط اين دو شركت براي گور،هزينه‌اي معادل دوبرابر تخمين اوليه برشركت تحميل كرده است اين دو شركت ادعا كردند كه افزايش هزينه ها به علل دشواريهاي غيرقابل پيش بيني يكپارچه سازي و نياز منديهاي خاص ERP بوده است.

نتيجه گيري:

چنانچه دراين مقاله ملاحظه فرموديد؛ERP، علي‌رغم اين‌ كه سازمانها در تهيه و استقرار آن با چالش هاي بزرگي مواجه خواهند شد؛به طوري که 70 درصد پروژه ها در گذشته با شكست مواجه شده اند؛منتها بايد ياد آوري كرد كه اين حجم شكست مربوط به گذشته بوده و امروزه با مطالعات صورت گرفته و افزايش تجربه شركت هاي تأمين كننده ERP،ميزان شكست پروژه ها بسيار كاهش يافته است گرچه با وجود تمام اين مسايل و هزينه هايي هم كه وجود دارد؛ بازهم اگر به تجربيات شركتهايي كه در گذشتهERP را پياده كرده اند توجه کنیم؛ می بینیم که از نتيجه ي كار راضي و خوشنود بوده اند به طور مثال شركت سايبكس (cybex) كه يك توليد كننده‌ي جهاني دستگاه هاي ورزشي است،در مواجهه با حجم انبوه سفارشات در دهه 90 ميلادي، به استفاده از سيستم ERP روي مي آورد و علي رغم اينكه در تهيه نرم افزارو استقرارسیستم هزينه هاي زيادي متحمل مي‌شود و تعداد كاركنانش در بخش فناوري از سه نفر به دوازده نفر افزايش پيدا مي كند؛ با اين حال شركت احساس مي كند كه اين سرمايه‌گذاري به ويژه به دليل هماهنگي بسيار بهتري كه ميان تأمين كنندگان و مشتريانش برقرار كرده و بسيار به جا بوده است.

ERP، به هرشكل كه اجرا شود نقشي اساسي در تمركز سازمانها برفرايندهاي كسب وكار خواهد داشت و بنابراين فرايندها درسراسر سازمان را تسهيل مي نمايد.راه حلهاي ERP،با ايجاد رابطه ميان تسهيلات توليدي و توزيعي مختلف تغيير فكر را به خصوص براي توليد كنندگان راحت تر كرده اند.بيشترين انعكاس اين تغيير فكر در يك سازمان،در توانايي بيشتر آن در بسط عمليات و مديريت زنجيره ي تأمين نمايان مي شود.

ERP،به ويژه نقش مؤثري در تسهيل تصميم گيري درست و به موقع مديران ايفاء مي نمايد؛چراكه مبناي تصميم درست، اطلاعات درست و به روز مي باشد و ERP، با افزايش سرعت و دقت در دسترسی مدیران به اطلاعات بيشترين خدمت را به آنها در اتخاذ تصميم ارايه مي نمايد.

بنابراين لازم است به مديران محترم شركتهاي ايراني پيشنهاد شود،نسبت به تهيه ي ERP براي سازمانهاي تحت مديريت خود اقدام فرمايند.البته نبايد از نظر دور داشت كه خريد و استقرار سيستم بايد با دقت و مطالعه ي كافي صورت گيرد و عوامل شكست پروژه از قبل شناسايي و مرتفع گردد.مخصوصاً براي جلوگيري از شكست و تضمين موفقيت توصيه مي شود؛ شركت كنندگان در نصب و اجراي پروژه‌يERP،(فروشنده‌ی نرم‌افزار،مشاور مديريت،شركت مجري و شركت ارايه كننده خدمات پشتيباني) درشروع هر پروژه گفتگويي باز و صادقانه انجام دهند و انتظارات شركت،قابليت ها و محدوديت هاي محصول ERP،ميزان تغييراتي كه شركت براي تناسب باسيستم بايد به عهده بگيرد؛ميزان تعهد سازمان براي تكميل پروژه ميزان ريسك ايجاد شده به خاطر مسايل سياسي در سازمان و در صورت امكان ميزان قابليت،مسؤوليت پذيري و نقش مشاوران پياده سازي فناوري اطلاعات،مورد بحث وبررسي قرارگيرد.طبيعي است در صورتي كه شركت تأمين كننده داخلي باشد؛علاوه بر اين كه انجام موارد مذكور با سهولت بيشتري صورت مي گيرد؛به علت آشنايي شركتهاي داخلي با وضعيت فرهنگي سازمانهاي ايراني مشكلاتي كه دراين زمينه مطرح است؛با سهولت بيشتري حل خواهد شد.درضمن هزينه ي تهيه ي سيستم هاي داخلي نسبت به سيستم هاي خارجي بسيار كمتر مي باشد.

مراجع:

- افرايم توربان وديگران،فناوري اطلاعات در مديريت،ترجمه ي حميدرضا رياحي و ديگران،3 جلد،چاپ اول،،دانشگاه پيام نور،تهران،ارديبهشت 1386

- علي رضا علي احمدي ،مهدي ابراهيمي،حجت سليماني ملكان،برنامه ريزي استراتژيك فناوري اطلاعات،توليد دانش،چاپ امين،تهران،تابستان 1383

- علي رضا عابدي نژاد،نگرشي جامع بر برنامه ريزي منابع سازمان،عصر فناوري اطلاعات،شماره 33،سال 1387،صفحات 145 الي152

- علي كسرايي، برنامه ريزي منابع سازمان(ERP) به زبان ساده، عصر فناوري اطلاعات،شماره 33، سال 1387،صفحات 132 الي140

مهدی لبافی

با سلام ،

دوستان گرامي كلاس پنج شنبه 13 - 14.30 

در خصوص مقالات ارائه شده توسط استاد محترم ، طي مذاكره صورت گرفته با جناب آقاي دكتر مهرابي، ليست كلاس ساعت 13 متعاقبا در سايت lms در قسمت منابع درسي  تحت عنوان پنج شنبه 13 ارائه خواهد شد ، لذا دوستان گرامي از انتخاب مقالات ساير گروه ها خودداري فرمايند.

                                                                                     با تشكر بهرام جمالي

کلمه ERP در اصل مخفف واژگان Enterprise Resource Planning یا سامانه تخصیص منابع سازمان است که طیف وسیعی از فعالیتهای مختلفی را که به بهبود عملکرد سازمان منتهی می شود در بر دارد. ERP توسط برنامه های کاربردی که شامل چندین زیربرنامه کاربردی دیگر است پشتیبانی می شود بطوریکه فعالیتها را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان یکپارچه می سازد. این فعالیتها می تواند بازه وسیعی از مدیریت تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، ارسال مواد به واحدهای تولیدی تا ردگیری سفارشات را شامل شود. ERP همچنین می تواند زیر برنامه های کاربردی در زمینه مدیریت مالی و مدیریت منابع انسانی سازمان را هم در بر داشته باشد.

تعریف ERP سیستمی است که دارای اهداف، اجزا و محدوده مشخص و معینی است. در ادامه ERP را بر حسب هر یک از این جنبه ها تعریف می کنیم. هدف ERP – هدف از یک سیستم ERP بهبود و تسریع فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان است که برای رسیدن به این منظور عموماً به مهندسی مجدد فرایندهای سازمان نیاز است.

اجزای یک سیستم ERP نرم افزار ERP - هسته اصلی هر سیستم ERP بخش نرم افزار آن است. نرم افزار ERP در عمل بر مبنای زیر برنامه های کاربردی قرار دارد. هر یک از زیر برنامه های کاربردی فعالیتهای عملیاتی بخشی از سازمان را به شکل مکانیزه شبیه سازی می کند. زیر برنامه های معمول نرم افزارهای ERP مدیریت تولید، خرید مواد اولیه، کنترل موجودی انبار،، ارسال مواد به واحدهای تولیدی و ردگیری سفارشات را پوشش می دهد.

فرایندهای کسب و کار کارآمد – فرایندهای کسب و کار سازمان به سه سطح کلی تقسیم بندی می شوند – فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد.

کاربران - کاربران سیستمهای ERP می توانند کلیه کاربران سازمان در هر سطحی از هرم سازمانی را شامل شوند.

معمولترین سیستم عامل برای کاربری نرم افزارهای ERP سیستم عامل UNIX می باشد. علاوه بر این Windows NT و Linux دیگر سیستمهای عامل مورد استفاده برای نرم افزارهای ERP اند اما اکثر سیستمهای ERP بزرگ بر مبنای سیستم عامل UNIX قرار دارند. UNIX سیستم عاملی است که در اصل برای استفاده همزمان جندین کاربر طراحی شده و پروتکل ارتباطی TCP/IP را در خود دارد. از دید فنی دلایل زیادی برای توجیه قرارگیری ERP بر روی سیستم عامل UNIX وجود دارد.

محدوده سیستم ERP – محدوده سیستم ERP از محدوده سازمانی که ERP در آن پیاده سازی می شود کوچکتر است. بر عکس ERP ، مرز سیستمهای زنجیره ای تأمین و تجارت الکترونیک از محدوده سازمان فراتر رفته و تا تأمین کنندگان ، شرکا و مشتریان سازمان گسترش می یابد. با این حال، عملاً پیاده سازی بسیاری ا ز سیستمهای ERP مستلزم یکپارچه سازی با سیستمهای اطلاعاتی خارج از محدوده سازمان است.

تاریخچه ERP سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRPII) هستند. از منظر کسب و کار سازمان ERP حاصل تلفیق فرایندهای تولید با فرایندهایی است که کلیه ابعاد سازمان را در بر دارند. از منظر تکنولوژیک نیز می توان سیستمهای ERP را تحول یافته سیستمهای قدیمی به معماری سه لایه client-server دانست.

 مدیریت و کنترل موجودی انبار مدیریت و کنترل موجودی انبار ترکیبی است از سیستمها و فرایندهایی که موجودی هر کالا درا نبار را در سطح مناسب و معینی نگه می دارند. فعالیتهای مدیریت انبار شامل تشخیص نیازمندیهای انبار، هدف گذاری، گزینه ها و راهکارهای کسری قطعات، ردگیری مصرف هر یک از قطعات، موازنه انبار و گزارش وضعیت موجودی انبار است.

برنامه ریزی نیازمندی مواد اولیه (MRP) برنامه ریزی نیازمندی تولید یا MRP الگوریتم و زمانبندی مشخصی است که به برای فرایندهای تولیدی با چندین سطح از تولید طراحی شده است. MRP با استفاده اطلاعات ورودی، نیازمندیهای تولید محصولات نهایی مختلف، ساختار سیستم تولید، سطح موجودی فعلی انبار از هر یک از کالاهای تمام شده و میزان lot معین برای هر بار تولید، برنامه ای زمانبندی شده برای عملیات تولید و خرید مواد اولیه ارائه می دهد.

فرآیندهایی که ERP از آن پشتیبانی می کند فرایندهای مدیریتی سازمان را به سه سطح کلی تقسیم بندی کرده است – فرایندهای استراتژیک، کنترلهای مدیریتی و کنترلهای عملیاتی. ERP ها به تدریج به راه حلهای جامعی برای کارآمد کردن فرایندهای سازمان در هر سه سطح مذکور ارتقا یافته اند. بخش عمده ای از موفقیت سیستمهای ERP به یکپارچه کردن فعالیتها در کل سازمان باز می گردد. موفقیت ERP ها در سطوح برنامه ریزی استراتژیک و کنترلهای مدیریتی به تعهد و همکاری مدت مدیریت ارشد سازمان وابسته است.

کمک به کاهش هزینه های عملیاتی نرم افزارهای ERP به منظور یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار در کل سازمان و زیربخشهای آن و از طریق سیستمی اطلاعاتی که کلیه سازمان را در بر دارد، طراحی شده اند. مهمترین مزیت ERP ها بهبود هماهنگی بین بخشهای سازمان و افزایش کارایی فرایندها است. نخستین مزیتی که از ERP در کوتاه مدت و پس از پیاده سازی می توان انتظارد اشت، کاهش هزینه های عملیاتی نظیر کاهش هزینه های کنترل موجودی انبار، کاهش هزینه تولید، کاهش هزینه های بازاریابی و پشتیبانی است.

تسهیل کارهای روزمره مدیریت مزیت دیگری که از پیاده سازی ERP در سازمان می توان انتظار داشت، تسهیل انجام روندهای روزمره مدیریتی است. پیاده سازی ERP با ایجاد backbone قوی از انباره داده ها، دسترسی بهتر و سریعتر به داده ها را برای مدیریت امکانپذیر ساخته و به این ترتیب مدیر می تواند برای تصمیم گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.

پشتیبانی از برنامه ریزی استراتژیک برنامه ریزی استراتژیک مجموعه ای است از فرایندهای مشخصی که برای ارزیابی و تشخیص نیازهای و منابع سازمان، تعیین مشتریان بالقوه، تنظیم اهداف و آرمانها، برنامه ریزی و طراحی استراتژیهای هماهنگ بین بخشهای مخالف با تضمین عملی بودن و موفقیت، اجر می شود. این فرایند همچنین ارتباط منطقی بین استراتژیهای اتخاذ شده با نیازها، دارائیها و نتایج به دست آمده را تعریف کرده و فرایند و نتایج آنرا اندازه گیری و ارزیابی می کند. بخشی از نرم افزاره ای ERP موجود، عملاً برای پشتیبانی از بخش برنامه ریزی منابع فرایند برنامه ریزی استراتژیک طراحی شده اند، اما در عمل این قابلیت به نوعی ضعیفترین ویژگی ERP هاست ودلیل آن هم پیچیدگی و عدم اطمینان بالای برنامه ریزی استراتژیک ونبود یکپارچگی کافی با سیستمهای پشتیبانی تصمیم (DSS) است.

مزایای ERP مزایای سیستمهای برنامه ریزی تخصیص منابع سازمان (ERP) را می توان به شکل زیر خلاصه کرد:

کاهش هزینه های انبار (نگهداری، حمل و نقل . ..) کاهش هزینه سفارشها کاهش هزینه تولید کاهش هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی کاهش هزینه حمل و نقل کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در تجهیزات و ماشین آلات کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری در کارخانه کاهش حجم مورد نیاز سرمایه گذاری برای خرید زمین کاهش هزینه ناشی از توقف خط تولید فرایند تولید منعطف و قابل تغییر کاهش هزینه خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها مختلف سازمان کاهش هزینه ها نهایتاً به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر متهی می گردد کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری افزایش قابلیت متناسب سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آنها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل ونقل محصول

نرم افزار تولید ERP طیف وسیعی از فعالیتهایی است که برای بهبود عملکرد فرایندهای داخلی سازمان به کار می رود. ERP از طرف نرم افزارهای با چند زیرسیستم که فعالیتها را در تمام بخشهای سازمان یکپارچه می کنند، پشتیبانی می شود. این زیرسیستمها شامل برنامه ریزی تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار، توزیع قطعات و مواد اولیه و یا ردگیری سفارشها می گردد.

ویژگیهای نرم افزارهای تولید ERP سیستمهای ERP در اصل تحول یافته سیستمهای برنامه ریزی نیازمندی تولید یا (MRP) II هستند. در حال حاضر طراحی و پیاده سازی نرم افزارهای تولید ERP در مرحله جلوتری نسبت به سایر نرم افزارهای ERP قرار دارد. نرم افزارهای تولید ERP داری فرایندهای کاری داخلی هستند که به شکل خاص برای بنگاههاب تولیدی و به منظور مدیریت کل چرخه از سفارش تا محصول نهایی هستند. این چرخه شامل مراحل مختلفی از جمله تأمین مواد اولیه، برنامه ریزی تولید، تولید، بازاریابی، فروش و ثشخیص و ثبت نهایی عملیات فروش. برخی از تأمین کنندگان ERP فرایندهای تولید را به شکل الکترونیکی و real-time به مشتری ارائه می دهند. سازمان می تواند با کارآمد کردن فرایندها و بهینه سازی چرخه سفاش محصول و فرایندهای تولید، استفاده از منابع را به حداکثر رسانده و هزینه را کمینه کند.

 

 برنامه ریزی منابع مواد (MRP I)

سیستم برنامه ریزی منابع مواد نرم افزاری است که برای مدیریت یک فرآیند تولید بکار گرفته می شود. هدف این سیستم کاهش نقدینگی مورد نیاز برای یک سازمان تولیدکننده می باشد. بدین ترتیب سود حاصل از سرمایه گذاری افزایش می یابد. در سازمان های تولید کننده مبالغ هنگفتی از نقدینگی در انبارسازی قطعات در حین ساخت و در انتظار برای اسمبل شدن درگیر می شوند. برنامه ریزی منابع مواد سعی در به حداقل رساندن این نقدینگی دارد.

ایده اصلی در برنامه ریزی منابع مواد به این ترتیب است. گروه فروش و بازاریابی تعداد محصولاتی که در آینده به فروش خواهد رساند را پیشبینی می کند. نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان بر مبنای زمان پیشبینی شده برای ساخت محصولات زمان آغاز تولید را تعیین می نماید. آنگاه سیستم هر یک از محصولات را بر مبنای درخت محصول ارایه شده توسط کارشناسان تولید به قطعات آن تجزیه می کند. زمان سفارش قطعات بر مبنای زمان مورد نیاز برای دریافت آنها تعیین می شود. در نهایت جریان نقدینگی مورد نیاز بر مبنای زمان های تعیین شده برای سفارش، اسمبل کردن و تحویل تعیین می گردد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمان می تواند قطعات مورد نیاز برای تحویل یک سفارش را به تولید کننده اعلام کند. بدین ترتیب اگر سفارش پر سودی تنها منتظر دریافت چند قطعه کم ارزش باشد می توان برای تهیه هر چه سریعتر قطعات مورد نیاز اقدام کرد.

سیستم مدیریت منابع انسانی (HR)

سیستم های مدیریت منابع انسانی از تقاطع مدیریت منابع انسانی و سیستم های اطلاعاتی به وجود می آیند. بطور کلی می توان گفت که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان برنامه نرم افزاری است که اطلاعات حوزه های کاربردی مختلف را در یک پایگاه داده مرکزی مجتمع می سازد. اتصال پیمانه های مدیریت منابع انسانی و مالی از طریق یک پایگاه داده تمایز اصلی ما بین سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و اجداد جزیره ای آن می باشد.

عملیات مربوط به منابع سازمانی تا حدود زیادی مدیریتی است و به شکل یکسان در بین سازمان های مختلف موجود می باشد. اما اغلب سازمان ها فرآیندهای جذب، ارزیابی و حقوق و دستمزد خاص خود را دارا می باشند. مدیریت کارآمد سرمایه های انسانی سازمان فرآیند پیچیده ای است که بر دوش مدیران منابع انسانی قرار دارد. پیمانه منابع انسانی باید انبوه اقلام داده ای مربوط به هر یک از کارکنان اعم از سوابق، اطلاعات فردی، تخصص ها، توانایی ها و تجارب را به ردیف های حقوقی ایشان نگاشت کند. سیستم مدیریت منابع سازمانی، با هدف کاهش حجم انبوه فرآیندهای دستی و مدیریتی، اتوماسیون را در این حوزه وارد می سازد. سیستم های مدیریت منابع انسانی معمولاً چهار قابلیت اصلی زیر را در اختیار سازمان قرار می دهند:

1) حقوق و دستمزد 2) مدیریت ساعات کار 3) مدیریت مزایا 4) مدیریت منابع انسانی

پیمانه حقوق و دستمزد، اطلاعات مربوط به ساعات حضور و غیاب کارکنان را جمع آوری کرده و با محاسبه کسورات در مقاطع زمانی مشخص فیش های حقوقی صادر می نماید. این اطلاعات معمولاً از مبادی سیستم های منابع انسانی و حظور و غیاب دریافت می شوند. همچنین تراکنش های مالی مربوط به پرداخت حقوق به پیمانه دفترداری برای ثبت در دفاتر ارسال می شوند.

پیمانه مدیریت ساعات کار با بکارگیری فن آوری و روشهای جدید، ثبت و ارزش یابی کارکرد کارکنان را بطور کارآمدی امکان پذیر می سازند. پیمانه های پیشرفته در این قابلیت هایی همچون انعطاف پذیری در روش های جمع آوری اطلاعات و تحلیل داده ها را نیز فراهم می کنند. این پیمانه نقش بسزایی در محاسبه هزینه های سازمانی بر عهده دارد.

پیمانه مدیریت مزایا امکان مدیریت بهره گیری کارکنان از مزایای سازمانی همچون خدمات درمانی، بیمه، بازنشستگی، شراکت در سود و سهام سازمان را بر آورده می سازد.

پیمانه مدیریت منابع انسانی سایر ابعاد منابع انسانی از تقاضای کار تا بازنشستگی را در بر می گیرد. نگهداری اطلاعات عمومی کارکنان، گزینش، آموزش، مدیریت مهارت ها و توانایی ها مثال هایی از فعالیت هایی هستند که در حوزه این پیمانه قرار می گیرند.

سیستم های مدیریت منابع انسانی امروزی با بهره گیری از اینترنت، شبکه های درون سازمانی، ابزارهای ارتباطی جدید و موتورهای مدیریت گردش کار این پیمانه ها را به وب متصل ساخته و امکان کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری در سیستم های مدریت منابع انسانی را فراهم می آورند. با جایگزین ساختن خدمات خودیاری (self-service) بجای فرآیندهای مبتنی بر کاغذ، کارکنان، مدیران و متخصصین منابع انسانی همگی از مزایای حاصله بهره مند خواهند شد. برای مثال وظایف مدیریتی پرهزینه و وقتگیری همچون دریافت هزینه سفر، تغییر اطلاعات فردی، بهره گیری از مزایای سازمانی، ثبت نام در کلاس های آموزشی، تایید صلاحیت کارکنان برای دسترسی به اطلاعات می توانند توسط تنها یک فرد انجام شوند. کاهش زمان تراکنش های منابع انسانی از سوی دیگر باعث کاهش منابع مورد نیاز برای فعالیت های مدیریت انسانی و بکارگیری منابع آزاد شده در فعالیت های استراتژیک منابع انسانی خواهد شد.

متدلوژی های پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان

به طور کلی می توان که سه روش اصلی برای پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان وجود دارد.

یکباره سازمان برای پیاده سازی سیستم یک طرح جامع ایجاد می کند. بدین ترتیب نصب و بکارگیری تمامی پیمانه های سیستم بطور همزمان در تمامی واحدهای سازمان آغاز می گردد. در صورتی که این روش به خوبی اجرا گردد می تواند هزینه های یکپارچه سازی را کاهش بخشد. این روش در مورد سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان اولیه بکار گرفته می شد، اما امروزه کمتر مورد استفاده قرار می گیرد. در این روش با سیستم برنامه ریزی منابع سازمان همانند یک سیستم اطلاعاتی بزرگ رفتار می شود. اما باید دانست که سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بسیار فراتر از یک سیستم اطلاعاتی سنتی است. این سیستم تنها باعث اتوماسیون فرآیندهای سازمان نمی شود، بلکه بسیاری از فرآیندهای سازمان در این بین تغییر می کنند.

پیمانه ای در این روش هر یک از پیمانه های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یک به یک پیاده سازی می گردند. بدین ترتیب در هر زمان تنها یکی از واحدهای سازمان درگیر پیاده سازی خواهند بود. این روش برای سازمان هایی که کمتر صاحب فرآیندهایی هستند که از مرزهای واحدهای سازمانی فراتر رفته و بیش از یک واحد سازمانی را درگیر می کنند مناسبتر است. ابتدا هر یک از پیمانه های سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بطور جداگانه در واحدهای سازمانی پیاده سازی می شوند و یکپارچه سازی آنها در گام بعدی صورت می پذیرد. این امر سبب می شود که هر یک از واحدهای سازمانی پایگاه داده مختص به خود را دارا باشند. در عمل این روش بیش از سایر روش ها بکار گرفته شده است. پیاده سازی پیمانه ای ریسک نصب، تنظیم و بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمان را با محدود ساختن حوزه پیاده سازی کاهش می دهد.

فرآیندی در این روش پیاده سازی، بر روی تعدادی از فرآیندهای کلیدی که معدودی از واحدهای سازمانی را در بر می گیرند تمرکز صورت می گیرد. بدین ترتیب نسخه های اولیه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان تنها از عملیات مربوط به فرآیند پوشش داده شده پشتیبانی می کنند. اما در نهایت مجموعه فرآیندها تمامی عملیات سازمانی را در بر خواهند گرفت. این روش معمولاً در مورد سازمان های کوچک تا متوسطی بکار گرفته می شود که فرآیندهای سازمانی آنها چندان پیچیده نیست.

هزینه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان هزینه کامل یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان شامل هزینه های مربوط به سخت افزار، نرم افزار، خدمات (نگهداری، به روز رسانی و بهینه سازی) و هزینه های داخلی سازمان می باشد.

هزینه سخت افزار پیاده سازی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نیازمند خریداری تجهیزات سخت افزاری جدید و تجهیزات شبکه می باشد. هزینه سخت افزار بسته به بستر مورد استفاده قرار گرفته برای پیاده سازی و وسعت سیستم تفاوت می کند.

هزینه نرم افزار هزینه نرم افزار سیستم برنامه ریزی منابع سازمان بسته به تعداد پیمانه های نرم افزاری پیاده سازی شده، پیچیدگی نرم افزار و عرضه کننده آن متفاوت است. معمولاً سیستم هایی که نیازمند یکپارچه سازی با منابع خارج از سازمان می باشند هزینه بیشتری در بر دارند.

هزینه خدمات تنظیمات: هزینه اصلی در بین هزینه های مربوط به خدمات مربوط به هزینه خدمات می باشد. در مواردی هزینه تنظیمات می تواند به راحتی از هزینه نرم افزار نیز بیشتر باشد.

یکپارچه سازی و تست: مزیت اصلی سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی افزایش بهره وری حاصل از هماهنگی بین واحدهای سازمان است. یکارچه سازی پیمانه های مختلف سیستم و اتصال به سایر سیستم های موجود سبب می شوند که این یکپارچه سازی به سادگی محقق نگردد. بطوریکه، معیار اصلی در سنجش موفقیت پیاده سازی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، یکپارچه سازی پیمانه های سیستم می باشد.

تبدیل داده ها: بخش عمده ای از داده های موجود در سیستم های اطلاعاتی موجود در سازمان باید تبدیل و آنگاه در پایگاه های اطلاعاتی سیستم برنامه ریزی منابع سازمان نگهداری شوند. فرآیند تبدیل اطلاعات بسیار وقتگیر بوده و در بسیاری موارد با خطا همراه است.

آموزش: سیستم برنامه ریزی منابع سازمان فرآیندهای پیچییده سازمان را خودکار کرده و نحوه ارتباط کارکنان با یکدیگر را تغییر می دهد. به همین دلیل کارکنان باید برای فراگیری فرآیندهای جدید آموزش ببینند.
 

ارسالی توسط: سعید صابری

 گروه مشاوره پاناروما طی تحقیقی که در سال 2008 میلادی بر روی برخی از شرکت­های پیاده کننده سیستم­های ERP انجام داد. برخی از مهمترین عوامل کلیدی موفقیت در پیاده­سازی سیستم در این شرکت­ها را شناسایی نموده و به شرح ذیل گزارش کرده است:

• در ابتدا بر روی فرآیندهای کسب و کار و نیازهای عملیاتی تمرکز کنید: بسیاری از سازمانها در زمان انتخاب و پیاده سازی سیستم ERP به دنبال مسایل و زیرساخت­های فنی استقرار سیستم بوده و دغدغه اصلی آنها معطوف به مسایل فنی است. مهمتر از مسایل فنی در ابتدای پروژه شناسایی دقیق نیازمندیهای کسب و کار و هم راستا سازی نرم افزار به عملیات کسب و کار است. زمانی که این نیازمندی ها شناسایی شود سازمان میتواند به نحوی موثرتر نسبت به انتخاب نرم افزاری اقدام نماید که پوشش بیشتری به نیازمندیهای کسب و کار آن دارد. استقرار موفق سیستم در گرو حداقل سفارشی سازی است و این امر زمانی محقق میشود که نرم افزار انتخابی بیشترین هماهنگی را با نیازمندیهای سازمان داشته باشد.
• سعی کنید تا بازگشت سرمایه حاصل از پیاده سازی سیستم را برآورد کرده تا در زمان پس از پیاده سازی ابزاری برای سنجش عملکرد در دست داشته باشید. در پروژه های ERP برخی از مدیران به دنبال برآورد نتایج حاصل از پیاده سازی سیستم به نحوی هستند که مدیریت ارشد سازمان نسبت به پیاده سازی سیستم متمایل و متقاعد شود. در پیش بینی و برآورد نتایج پیاده سازی سیستم ERP باید دقیق تر عمل نمود و براساس دغدغه های سازمان مجموعه ای از شاخص های عملکرد مشخص در قالب یک نظام سنجش خروجی های سیستم طراحی شود تا براساس آن بتوان دستاوردها و موفقیتهای اساسی پیاده سازی سیستم را شناسایی کرده و انحرافات موجود را نیز تعیین نمود.
• به نظام منسجم مدیریت پروژه و اختصاص منابع کافی و مناسب به پروژه پایبند باشید. در پایان فرآیند پیاده سازی, موفقیت و یا شکست فرآیند پیاده سازی برای سازمان بر جای می ماند. دستیابی به موفقیت زمانی رخ می دهد که یک تیم پروژه قوی با منابع مورد نیاز به کار گمارده شده و بین تمام ذینفعان سیستم ارتباطات و هماهنگی های سریعی رخ دهد. پروژه ERP در سطح کل سازمان مطرح شده و موفقیت آن در گروه هماهنگی تمامی ذینفعان سیستم است. این امر تنها در سایه یک ساختار قوی مدیریت پروژه محقق میشود.
• تعهد مدیریت ارشد را کسب نمایید. هر پروژه­ای بدون حمایت مدیریت ارشد آن نمی تواند موفقیت شود. پشتیبانی پروژه تنها از سمت مدیریت فناوری اطلاعات نمی تواند موفقیت پروژه ERP را تضمین نماید. تمام مدیران ارشد اجرایی باید در فرآیند پیاده سازی مشارکت نمایند. مالکیت و بهره برداری از سیستم تنها در اختیار واحد فناوری اطلاعات نیست و تمامی بخشهای سازمان به تبع نیاز خود از آن بهره مند می باشند. خصوصاً با استقرار دیدگاه های فرآیندی, همکاری و هماهنگی واحدهای مختلف در اجرای موفق فرآیندهای یکپارچه در قالب سیستم ضروری است.
• زمان مناسبی را برای شناسایی نیازمندی­ها و برنامه­ریزی پروژه اختصاص دهید. در ابتدای پروژه بهتر است زمان مناسبی برای شناسایی و مستندسازی نیازمندی­های سازمان اختصاص یابد. سازمان نباید به سرعت درگیر فرآیند پیاده­سازی شود. بلکه قبل از پیاده سازی باید به دقت فرآیندهای خود را مستند نماید. آینده کسب و کار را پیش­بینی نموده و براساس وضعیت جاری و آتی کسب و کار، نیازمندی­های خود را به تیم پروژه منتقل نماید. هر مقدار که در این بخش زمان مناسب­تری صرف شود در آینده زمان کمتری برای رفع مشکلات سیستم مورد نیاز است.
• بر داده­ها تمرکز کنید. علت پیاده­سازی سیستم در بسیاری از سازمان­ها، رفع مشکلاتی است که در مدیریت داده­ها با آنها روبرو هستند. داده­های تکراری، ناصحیح, متناقض و غیر قابل اطمینان مشکلی است که سازمان­ها را درگیر نموده است. سیستم ERP زمانی می­تواند مشکلات را حل نماید که داده­های ورودی، خصوصاً داده­های پایه، سالم و صحیح باشند. بنابراین در زمان شناسایی نیازمندی­های سیستم باید ساختار داده های سازمان و نیازمندی­های وی در این خصوص نیز به صورت دقیق شناسایی شود.
• نسبت به آموزش مناسب و مدیریت تغییر اهتمام ورزید. سیستم ERP تغییرات اساسی را برای کارکنان به همراه دارد. اگر کارکنان روش بهره­گیری از سیستم را فرا نگیرند، کارایی آن کاهش خواهد یافت. در این حالت حتی اگر سیستم در بهترین حالت استقرار یابد، بدون آموزش مناسب کاربران نخواهند توانست از آن استفاده نمایند. در استقرار سیستم ERP باید نگاهی دوباره به مقوله­های مدیریت منابع انسانی داشت و طراحی شغل، ساختار، شیوه های انگیزشی و آموزش را متحول نمود.
• اهداف و مقاصد اصلی از پیاده سازی سیستم را مشخص کنید. سیستم تنها در زمانی میتواند برای سازمان مفید واقع شود که در راستای توانمندسازی کسب و کار و تحقق اهداف سازمان به کار گرفته شود. اگر بهترین نرم افزار به لحاظ فنی و کارکردی استقرار یابد و نتواند اهداف سازمان را برآورده سازد، آنگاه اثربخشی سیستم پایین خواهد بود و ارزش آن ممکن است برای سازمان قابل توجه نباشد.

يك مشكل اساسي در مورد سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان(ERP) پيش فرض‌هاي نادرست در مورد مدت زمان پياده‌سازي و اجراي اين سيستم‌ها است. در صورتي كه بايد در نظر داشت كه پياده‌سازي يك سيستم اطلاعاتي پيچيده مانند ERP با مخاطرات زياد و اتفاقات پيش‌بيني نشده متعدد همراه است.

نتايج يك نظرسنجي كه توسط گروه پانوراما در سطح بيش از 100 شركت بين‌المللي در سال 2008 ميلادي انجام شده، نشان مي‌دهد كه بيش از 90 درصد موارد پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان با تاخير روبه‌رو مي‌شود. يكي از مواردي كه باعث ايجاد تاخير مي‌شود اين است كه تامين‌كنندگان اين سيستم‌ها هرگز واقعيت‌ها را به مشتريان انتقال نمي‌دهند و براي اينكه فروش سيستم‌هايشان با مشكل روبه‌رو نشود، بسياري از موارد را در ارايه برنامه پروژه پنهان مي‌كنند. در حقيقت پياده‌سازي موفق سيستم ERP بيش‌تر از اينكه به فناوري و نرم‌افزار وابسته باشد، به مشخصات و موقعيت كسب و كار وابسته است. معمولا تاخير در پروژه ناشي از غفلت در برنامه‌ريزي صحيح و اصولي است. در ادامه به مواردي كه اغلب مورد غفلت قرار مي‌گيرند، اشاره شده است.

1. تعريف جزييات فرآيندهاي كسب و كار: موارد لازم در اين زمينه بايد با توجه به مشخصات خاص كسب و كار مورد نظر تهيه شود و نبايد برنامه‌ريزي را براساس روشي كه نرم‌افزار به عنوان استاندارد و تجربه برتر معرفي مي‌كند، انجام داد. بنابراين بايد به جزييات فرآيندها كه براي راهبري كسب و كار ضروري است، توجه كرد و به بهانه جزيي‌نگري از آنها چشم‌پوشي نكرد.

2. توجه به مديريت تغيير، ارتباطات و آموزش: مديريت تغيير به معناي آموزش كاربران سيستم در چگونگي كار با سيستم جديد نيست. بلكه مديريت تغيير به معناي شناسايي فرآيندهاي تغيير يافته كسب و كار، نقش‌ها و تغييراتي است كه در حركت از وضع موجود به وضع مطلوب اتفاق افتاده است. بسياري از پيام‌هاي مديريت تغيير بايد قبل از هرگونه شروع رسمي دوره‌هاي آموزشي منتقل شود تا بتواند مقاومت‌ها و بداخلاقي‌ها را كاهش داده و زمينه همراهي با پروژه را فراهم كند.

3. ارزيابي و واقع‌نمايي مزايا: مي‌توان با اطمينان گفت كه يكي از اهداف سازمان‌ها براي پياده‌سازي ERP كاهش هزينه‌ها و افزايش كارآيي است و بايد مديران مطمئن شوند كه به چنين اهدافي دست‌ پيدا مي‌كنند. اما از روز اول چنين موضوعي محقق نخواهد شد. بنابراين تعريف شاخص‌ها و معيارها و اندازه‌گيري آنها قبل و بعد از پياده‌سازي سيستم ERP، يكي از كارهايي است كه بايد انجام پذيرد. بايد در برنامه‌ريزي‌ پروژه توجه كرد كه بدون مرحله واقع‌نمايي در عمل پروژه با مشكلات مديريتي متعددي روبه‌رو خواهد شد.

4. آزمايش فرآيندهاي كسب و كار: كليه دست‌اندركاران پروژه‌هاي فناوري اطلاعات و مديران فني با واژه آزمايش و تست نرم‌افزار و داده‌ها آشنا هستند، اما كمتر سازماني به آزمايش فرآيندهاي كسب و كار خود مي‌پردازد. در حين و پس از پياده‌سازي سيستم ERP، فرآيندهاي جديدي به وجود مي‌آيد كه بايد از تعريف شفاف و بي‌عيب و نقص آنها اطمينان حاصل كرد، زيرا ممكن است فرآيندهاي جديد كه به واسطه ERP وارد سازمان شده‌ است، از پيچيدگي‌هاي خاصي برخوردار و احتياج به اتخاذ تصميم‌هاي جديدي داشته باشد. تمركز تنها روي نرم‌افزار و بي‌توجهي به كسب و كار از جمله مخاطراتي است كه باعث تاخير در انجام پروژه‌ها مي‌شود.  مطالبي كه عنوان شد در كنار ضعف در مديريت پروژه، پشتيباني نكردن از پروژه و مسايلي از اين دست، عمده دلايل ايجاد تاخير در پروژه‌هاي ERP به شمار مي‌رود. تجارب نشان داده كه دلايل مذكور از بقيه بيش‌تر مورد توجه قرار گرفته است و تنها راه برون‌رفت از اين وضعيت، صرف وقت كافي و اهميت قايل‌شدن براي برنامه‌ريزي و مديريت پروژه است.

ارسالی توسط: برزو پوراسلامی

دوستانی که کتاب بالا را نیاز دارند با اینجانب تماس بگیرند.                 مهدی لبافی

این کتاب ترجمه ای است از:

برای تهیه کتاب فارسی با اینجانب تماس بگیرید.                         مهدی لبافی

لینک دانلود کتاب انگلیسی برای اعضای کلاس و در ادامه مطلب فعال می باشد.

سلام


ضمن تشکر فراوان از آقای لبافی عزیز به خاطر تهیه این وبلاگ، توضیحات ایشان را اینگونه تصحیح می کنم که قرار شد هر یک از دانشجویان نسبت به ترجمه و تحلیل یک مقاله مرتبط با موضوع درس که توسط من در اختیارشان قرار خواهد گرفت اقدام کنند و آنرا در پایان ترم به عنوان کار تحقیقاتی خود ارائه نمایند (و نه ترجمه و ارائه فصول کتاب درسی!). علاوه بر آن تنها ترجمه و ارائه مطالعات موردی هر فصل به عنوان کار کلاسی به عهده دانشجویان است که ارائه مطالعه موردی هر فصل را یکی از دانشجویان در پایان جلسه تدریس فصل مربوطه به عهده خواهد گرفت. با تشکر مجدد از زحمات آقای لبافی و با آرزوی فعال بودن تمامی دانشجویان در این وبلاگ.

ارسال توسط دکتر مهرابی

Luvai Motiwalla, Management - Manufacturing and OIS Group Department Chairman, Professor

Expertise

ERP, E-Business, Outcomes Assessment & the impact of emerging technologies on e-Learning

Educational Background

Dr. Motiwalla earned his M.S. and Ph.D. degrees in Management Information Systems from the University of Arizona. 

Biosketch

Luvai Motiwalla is a professor of management in the department’s Manufacturing/Management Information Systems Group.  Before joining UML, Professor Motiwalla was an associate professor at the University of Hartford. He has also a consultant or worked on research projects funded by the Department of Education, Davis Foundation, Connecticut Department of Health Services, IBM, NCR and U.S. Army. 

 Link: http://www.uml.edu/Management/faculty/motiwalla-luvai.aspx

مهدی لبافی

جلسه اول کلاس روز پنجشنبه مورخ 7/7/90 و به موقع برگزار شد. کتاب ذیل به عنوان منبع اصلی درس معرفی شد.

قرار بر این شد هر یک از دانشجویان یک فصل از کتاب را انتخاب نموده و ترجمه و نسبت به تهیه فایل ارائه اقدام نمایند. همچنین مطالعه موردی پایان هر فصل را نیز  ترجمه و ارائه نمایند.

لینک دانلود کتاب در منابع درسی موجود است.

مهدی لبافی

دانلود کتاب به زبان اصلی اختصاص به اعضای کلاس دارد.